‘Het is hoognodig om actief samen te gaan werken met verschillende gebruikers(groepen) en gemeenschappen’

‘De behoefte van mensen ligt bij een lokale of regionale benadering van de geschiedenis van de plaats waar zij wonen’

‘Veel grotere bedrijven en organisaties hebben een onbetwistbare maatschappelijke relevantie, en daarmee ook hun nalatenschap, hun (digitale) archief’

‘Overheids- én bedrijfsarchieven tezamen vormen dé bron voor verantwoorde documentatie van processen en producten’

‘Om een maatschappelijke nutsvoorziening te zijn, zouden archieven zo veel mogelijk de totaliteit van de maatschappij moeten tonen waarin zij zijn gevormd’

Het thema van de laatste editie van Informatie aan Zee, het congres van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD), was: ‘Impact: maken we het verschil? Maak het verschil!’ Bij het nadenken over de vraag hoe we aan dat congres konden bijdragen, kwam spontaan de gedachte aan de film Pirates of the Caribbean op. Vrijdenkers, vrijbuiters, piraten … 

Het thema klonk als een gebiedende wijs: maak verschil! Maar hoe dan? De VVBAD wilde met de keuze hiervoor dieper ingaan op de maatschappelijke rol van de informatiesector en hoe die relevant kan blijven voor een steeds evoluerende samenleving. Vandaar ook de sessies over gemeenschap, participatie, diversiteit, dekoloniseren, een gelijkwaardige samenleving, ethische praktijken, duurzaamheid, zelfontwikkeling, gebruikersgericht werken en de impact van nieuwe technologieën zoals AI op de sector en de gemeenschap. 

Gezien onze eerdere bijdragen aan bijvoorbeeld WikiconNL 2019, het jaarcongres van de Wikipedia-gemeenschap over het belang van bedrijfsarchieven als erfgoed voor een evenwichtig beeld van de geschiedenis, hadden we vrij snel een antwoord en was een proposal zo geschreven.

GEBRUIKER CENTRAAL
Piraten, schatzoekers, jagers naar een hoger goed, soms binnen en soms over de grens van het gangbare. Out of the box denken, doen omdat het kan. Als het goed is, doen archivarissen dit al eeuwenlang door vast te leggen wat er heeft plaatsgevonden in plaats van voor te sorteren op wat wel of niet zal passen in de nog te schrijven geschiedenis. Maar waarom dan die vraag over impact maken en de brede overtuiging dat archiefinstellingen de verbinding met de doorsnee-burger kwijt zijn? Hoe zit het met de vaardigheid om scherp aan de wind te varen, en als het nodig is durven zeggen (én kunnen aantonen) dat de keizer geen kleren aan heeft? 

Pirates of the Caribbean als inspiratie voor het archief van de toekomst waar de gebruiker centraal staat. Een maatschappelijk relevant archief. Een nutsvoorziening voor gebruikers die niet malen om op welke drager informatie is opgeslagen, en of iets van de overheid komt of uit een particuliere bron. Voor gebruikers die zo snel mogelijk willen weten wat er over een onderwerp beschikbaar is, pro en contra, leuk en minder leuk, lokaal, landelijk, internationaal. Grenzeloos, ruim en diep, net als de zee.

ARCHIVAL BANDITRY
In Archival Outlook pleitte Verne Harris, niet voor niets de keynote-spreker van Informatie aan Zee 2023, voor ‘archival banditry as an ethics for working with archives’. Waar het op neerkomt, is dat het hoognodig is de luiken open te zetten en actief samen te gaan werken met verschillende gebruikers(groepen) en gemeenschappen. Immers, voor ieder mens of elke groep geldt: niet gezien is niet gekend. Archiefmedewerkers hebben in dat perspectief een faciliterende rol als procesbegeleiders bij de archiefvorming door en voor gemeenschappen zelf. Collectievormers die impact willen maken, bouwen op de kracht van gemeenschappen vanuit het besef dat het uiteindelijke nut van collecties bestaat uit wat mensen – in al hun verscheidenheid en met soms tegengestelde belangen – eraan hebben. In ultieme zin is de collectievormer juist dáár verantwoordelijk voor: wat heeft de maatschappij eraan?

Bij de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) is naar aanleiding van dit inzicht de discussie op gang gekomen over nut en noodzaak van die verander(en)de positie (zie deze afbeelding).

‘MENSEN EEN STEM GEVEN’
Mensen zoeken verbinding en contact, met zichzelf, hun familie, vrienden, straat, wijk, stad, streek en land. In een recente podcast over Rotterdams erfgoed lieten de makers onder anderen Simone Da Silva, directeur van erfgoedinstelling DIG IT UP, aan het woord. Zij sloeg de spijker op de kop door op te merken dat het gaat om ‘mensen een stem geven’. Zolders, kelders, garages en opslagruimten liggen vol met archiefmateriaal. Puzzelstukjes die de Rotterdamse geschiedenis, maar eigenlijk elke geschiedenis, completer kunnen maken. Er is echter meer. In hetzelfde interview gaf een andere deelnemer, Marianne Klerk, als maatschappijhistoricus aan dat het van belang is dat er in een stad een fysieke plek is waar burgers naartoe kunnen om de geschiedenis van de stad te zien en te beleven. Het belang van zo’n plek past volgens haar niet in een economisch jasje. ‘Het gaat niet alleen over toerisme en over geld verdienen. Het gaat ook – en dat weten beleidsmakers dondersgoed – over sociale cohesie. We hebben ontzettend veel mensen met een migratieachtergrond in Rotterdam en die voelen zich meer verbonden met de stad dan met Nederland. Die voelen zich in de eerste plaats Rotterdammer.’

GESCHIEDENIS BELEVEN
Wanneer we dit verschijnsel als uitgangspunt nemen, is het duidelijk dat de behoefte van mensen ligt bij een lokale of regionale benadering van de geschiedenis van de plaats waar zij wonen. Plaatsen van herinnering als letterlijke vertaling van de lieux de mémoire, zoals de Franse historicus Pierre Nora die noemt. Herkenbare plaatsen – ook in overdrachtelijke zin – die burgers kennen en herkennen, en die hen binden aan hun familie en leefomgeving. Tegelijk kan het concept van de lieux de mémoire worden gebruikt als handvat om een nationale of regionale geschiedenis te schrijven. Voorwaarde is uiteraard dat die plaatsen goed worden beheerd en dat er goede archieven en documentatiecentra zijn die het verhaal achter deze bijzondere plaatsen laagdrempelig documenteren.

Deze aanpak, schrijft Nora in de introductie tot Realms of Memory, opent een nieuwe manier van naar de geschiedenis kijken. Sterker nog, ‘kijken’ wordt geschiedenis beleven. Een geschiedenis die het geheugen wil zijn, niet om te gedenken, maar als een alomvattende structuur van het verleden in het heden – het belang van geschiedenis in het kwadraat. Het is deze benadering van de geschiedenis die maakt dat instellingen die dit weten te faciliteren onmisbaar zullen zijn. Zeker in kleine landen en/of instellingen, werkend in omgevingen met een zeer uiteenlopende bevolkingssamenstelling, waar polarisatie, uitsluiting en vervreemding op de loer liggen. In de Angelsaksische archiefwereld is de uitwerking hiervan bekend als community archiving.

BELANG BEDRIJFSARCHIEVEN
Maar wat is ‘maatschappelijk relevant’? Wanneer bén je dit? Hoe voorkom je dat maatschappelijk relevant samenvalt met ‘de waan van de dag’ of het actuele sociaal-politieke narratief? 

Het is van belang te erkennen dat onder ‘archieven’ ook nadrukkelijk ‘bedrijfsarchieven’ moeten worden begrepen. Veel grotere bedrijven en organisaties hebben een onbetwistbare maatschappelijke relevantie en daarmee ook hun nalatenschap, hun (digitale) archief. Zij staan voor de uitdaging om continu op vragen uit de samenleving een antwoord te geven. Het bedrijfsarchief zonder meer op slot houden voor vijftig jaar wordt steeds minder geaccepteerd en is niet bevorderlijk voor een positief publiek imago. Zeker niet in de tegenwoordige tijd waarin informatie bijna sneller dan het licht wordt verspreid en gedeeld en waarin de archieftaak is verschoven van het laatste station in de organisatieketen naar het begin ervan. 

Zonder bedrijfsarchieven zouden de geschiedenis, de aard en de betekenis van een land, streek of woonplaats nooit ten volle kunnen worden begrepen of beschreven. Overheids- én bedrijfsarchieven tezamen vormen dé bron voor serieus historisch onderzoek, maar ook voor verantwoorde documentatie van processen en producten, kortom: begrip van de wereld om ons heen. In ruimere zin horen daar ook collecties van bijvoorbeeld (in)formele archiefvormers in bijvoorbeeld het uitgaans-, entertainment- en culturele domein toe.

HISTORY MARKETING
Om een maatschappelijke nutsvoorziening te zijn, zouden archieven zo veel mogelijk de totaliteit van de maatschappij moeten tonen waarin zij zijn gevormd. Aan de hand van de collecties zou bijvoorbeeld in beginsel elk technisch-industrieel bedrijfsproces, product- of bereidingsprocedé moeten kunnen worden gereproduceerd. Dat is niet alleen vanuit een historisch besef — nice to know — van belang, maar het kan zelfs commercieel interessant zijn, zoals de Franse parfumeur Francis Kurkdjian bewees in 2006. Aan de hand van authentieke historische documenten is hij erin geslaagd een parfum van Marie-Antoinette lucratief opnieuw op de markt te brengen. Dit initiatief werd gebruikt als fundraising om het Château de Versailles, het landgoed van Marie-Antoinette, weer open te stellen voor het publiek. ‘History marketing’ op z’n best.

BLINDE VLEKKEN
De hamvraag is nu: kunnen de huidige openbare archieven hieraan voldoen? Wat zijn de blinde vlekken in de collecties of in het collectiebeleid om voor de héle bevolking werkelijk van algemeen maatschappelijk belang te zijn? Vanuit de praktijk gezien zijn de belangrijkste blinde vlekken:

> Verspreide archieven (bijvoorbeeld schaatsen- en gereedschapsfabrikant Nooitgedagt); de archiefvormer is opgeheven, maar heeft nooit gestructureerd aan archiefvorming gedaan waardoor archiefstukken (‘sporen’) nodeloos vernietigd of overal en nergens terechtgekomen zijn.

> Verweesde archieven (bijvoorbeeld Sabena, zie ook de artikelen in IP #3-2022 en IP #6-2022); de archiefvormer is failliet of opgeheven, maar heeft het archief wel structureel bijgehouden en is ook ná faillissement op één plaats beschikbaar gebleven.

> Materiaal bij relatief anonieme, ontoegankelijke ‘bewaarders van boeken en bescheiden’ (stichtingen, verenigingen); het wachten is op een grote opruiming of op overlijden en de oplettendheid van derden, of het materiaal wordt overgedragen.

> Bij veel gesubsidieerde archiefinstellingen de eenzijdige gerichtheid op overheidsmateriaal; acquisitie van niet-overheidsarchieven is onbekend of zelfs onmogelijk gezien de formele doelstelling.

MOGELIJKE OPLOSSINGEN
Welke oplossingen zijn er om deze blinde vlekken op te heffen? Act today for tomorrow. Regelmatig moeten archiefvormers materiaal weigeren of afstoten omdat de eigen opslagruimte of verwerkingscapaciteit onvoldoende is of het materiaal simpelweg niet meer beschikbaar is, bijvoorbeeld in het geval van een faillissement. Daardoor gaat ongetwijfeld waardevol archiefmateriaal voor ‘later’ verloren. In de eerste plaats valt te denken aan een intensieve(re) samenwerking tussen de bestaande stads- en streekarchieven (RHC’S) met lokale of regionale historische kringen. Zij kunnen meehelpen de bewaar- en ontsluitingsrol te vervullen, alleen al omdat zij meer vrijheid van handelen hebben en materiaal kunnen accepteren dat elders om formele redenen moet worden afgewezen.

Daarnaast kan worden gedacht aan de oprichting van een nieuwe organisatie vergelijkbaar met het Zweedse Centre for Business History. Opgericht in 1974 heeft dit centrum circa driehonderd leden en beheert het circa zevenduizend bedrijfsarchieven. De eerdergenoemde parfumlijn die werd herontwikkeld op basis van historische gegevens om een actueel project te financieren, had zomaar uit de researchafdeling van een dergelijk kenniscentrum kunnen voortkomen. Naast het faciliteren van wetenschappelijke en bedrijfshistorische research begeleidt dit centrum aangesloten leden met hun archiefbeheer, of neemt dat zelfs helemaal over.

In lijn met het boek A business case for business history van Ries Roowaan kunnen bedrijven hun voordeel doen met een goed beheerd en ontsloten bedrijfsarchief in eigen beheer. Roowaan ziet als voordelen het versterken van:
> de identiteit;
> de borging van de essenties van de bedrijfscultuur;
> de reputatie en het imago;
> de communicatie met stakeholders;
> het maatschappelijk vertrouwen.

HAKEN EN OGEN
Uit een recentelijk gehouden enquête door het Kennisplatform Particuliere Archieven, onderdeel van het door het Nationaal Archief gesponsorde Kennisnetwerk Informatie en Archief, is gebleken dat er nogal wat haken en ogen zitten aan het verzamelen van particuliere archieven. Niet-overheidsarchieven dus, zoals bedrijfsarchieven, maar ook archieven van verenigingen, stichtingen en particulieren, zoals wetenschappers, schrijvers et cetera. Archivarissen en informatieprofessionals hebben het gevoel dat niet mag worden gesproken over het verzamelen van particuliere archieven omdat dit buiten de wettelijke taak van hun instelling zou vallen, terwijl het tegelijkertijd een groot maatschappelijk belang dient. Als gevolg daarvan ontbreekt het bij hen aan kennis van en ervaring met acquisitie van particuliere archieven en – gezien het karakter van de afzonderlijke archiefvormers – het belang van begeleiding en ondersteuning.

Zou het niet een goede zaak zijn om naast de al bestaande bewaarplicht voor financiële gegevens aan organisaties met een erkend nationaal of regionaal maatschappelijk belang een culturele bewaarplicht op te leggen en daar dan ook een fiscaal instrument voor te bieden? Een dergelijke faciliteit biedt het Verenigd Koninkrijk, waar bedrijven via de zogenaamde BIM42501-regeling onder voorwaarden de kosten voor het onderhouden van hun bedrijfsarchief aftrekbaar kunnen maken voor de vennootschapsbelasting. Hierbij wordt het sterk aangemoedigd dat ze hun archief openstellen voor onderzoek waar dat mogelijk is. Onder de fiscale regeling vallen de kosten voor conservering, openstelling, toegankelijkheid en onderwijsdiensten die van die archieven gebruikmaken.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
Ter afsluiting komen we tot de volgende conclusies en aanbevelingen:

> Stel de gebruiker centraal door te denken aan de mogelijkheden van community archiving (particuliere en burgerbelangen) en history marketing (zakelijke en organisatiebelangen).

> Bepaal beleid rond verspreide en verweesde archieven en materiaal bij niet-gebruikelijke archiefvormers.

> Denk na over herkomst: particulier (niet-overheid) is net zo belangrijk als publiek (overheid).

> Neem initiatief voor het tijdig en duurzaam veiligstellen, in samenwerking met archiefvormers, van archivarisch mogelijk relevant intellectueel, cultureel, industrieel en technisch erfgoed en datacollecties in je omgeving.

Dit artikel is een bewerking van de voordracht, gehouden voor het tweejaarlijkse VVBAD-congres Informatie aan Zee in Oostende, België op 19 oktober 2023. <